关于做好2009年研究生学历证书电子注册工作有关事项的通知

粤学位办〔2009〕17号

各研究生培养单位:
  根据教育部学生司有关文件要求,为进一步做好2009年我省研究生学历证书电子注册工作,现将有关事项通知如下:
  一、2008年我省研究生学历证书电子注册工作基本情况
  在各研究生培养单位的大力支持和配合下,2008年,我省研究生学历证书电子注册工作进展顺利。全省经核准并报教育部的研究生学历证书共15288人,其中博士1849人,硕士13439。各研究生培养单位报送数据的完整性、准确性和规范性方面均比往年有所提高,但也不同程度存在以下问题:
  (一)个别单位未能准时报送数据。截至2008年8月份,由于有个别单位未按要求及时报送电子注册数据,导致全省数据不能按时汇总,拖延了学历证书上网时间,对学生及用人单位查询毕业生信息造成不便。
  (二)一些单位报送的数据不符合规定的格式要求。如有的单位报送的数据不完整,没有数据项;有的单位上报数据不符合填报要求,缺少学校代码、学校名称、身份证号等项目;有的单位报送的数据中,专业名称和专业方向没有分开填写,等等。
  (三)个别单位未按招生信息报送数据。如:考生号、出生日期、身份证号等与招生信息不符。
  (四)个别单位毕业生相片缺失或质量不高。根据学历证书电子注册要求,毕业生相片要求由学校核对,建立链接后报送我办,但个别单位工作不够细致,网上查询时出现缺相片或张冠李戴的现象。
  二、2009年我省研究生学历证书电子注册工作的要求及安排
  (一)各研究生培养单位要高度重视并认真做好学历证书电子注册工作。报送电子注册数据时,应以正式文件形式(须经单位主管领导签发)报送学历证书办理情况,并按教育部颁布的“高等学校学籍学历管理系统”规定的格式和数据规范要求将学历证书办理情况的电子数据刻录成光盘,作为文件的附件。凡数据内容不按规范要求制作的,我办一律不予受理。
  (二)各单位在报送数据前应认真核对有关材料,原则上与录取相关的各类学生信息不得随意更改,确需进行调整的,必须按学校“学历证书管理工作责任人制度”规定的程序要求办理相关手续后方可进行调整。凡未按正常程序办理或随意调整学历证书数据并造成报送的数据和信息不能通过核对的,由各研究生培养单位自行负责。
  (三)关于往届毕业生学历证书电子注册的有关问题。往届毕业生学历证书电子注册数据由于特殊情况需要更正的,由研究生培养单位书面报告我办,按学籍管理系统中“换证补证名单”数据库格式报送数据和书面表格,并提供信息更正的依据或证明材料,经具体经办人员签字、经办部门负责人同意并加盖单位公章后报我办。凡不符合要求的数据和表格,我办将不予受理。
  (四)我办将根据招生数据库对各单位报来数据进行核对,对未通过核对的数据,各培养单位要配合做好复核工作。必要时请相关单位备好招生录取名册复印件(须加盖单位确认章),并派具体经办人员到我办协助核对,核对时间另行约定。
  (五)请各单位将2009年研究生学历证书电子注册数据、单位文件、2009年研究生学历证书电子注册人数汇总表(见附件)于2009年6月20日至7月1日报送广东省学位委员会办公室。
  联系人:陈劼,联系电话:020-37628043,地址:广州市东风东路723号高教大厦916室。
  学历证书电子注册是一项非常严肃和重要的工作,各研究生培养单位要高度重视,认真按照教育部《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》及相关文件要求,做好研究生学历证书电子注册工作。要建立健全研究生学历证书电子注册工作制度和办事程序,落实责任制,加强对学籍管理和学历证书工作的领导和监督,确保及时、准确、按规定要求完成有关数据和信息的报送工作。

  附件:2009年研究生学历证书电子注册人数汇总表

二○○九年四月二十一日

 
 
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